入社手続きの進め方ガイド

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入社手続きをスムーズに進められるよう、全体の流れや貴社にあった進め方を説明します。

SmartHRの入社手続きでできること・全体の流れ

SmartHRの入社手続きでは、従業員が入社する際に必要な情報を収集し、行政手続きに必要な書類を作成できます。

文書配付機能を契約している場合は、雇用契約書などの配付が可能です。

入社手続きで作成した書類は、電子申請機能を使ってオンラインで役所に送信できます。

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入社手続きの進め方は、利用するアカウントの種類や加入している健康保険組合によって異なります。

以下で、事前準備の内容と、貴社にあった入社手続きの進め方を説明します。

事前準備

1. 入社手続きをする従業員のアカウントの種類を決める

SmartHRを利用するために必要な「アカウント」には、メールアドレスアカウントと社員番号アカウントの2種類があります。

アカウントを発行し、SmartHRを利用できるようにすることを招待といいます。

従業員がメールアドレスを持っていて、何かしらの方法でメールアドレスを収集できる場合は、メールアドレスアカウントとして招待します。

従業員がメールアドレスを持っていない場合や、事前にメールアドレスを収集できない場合は、社員番号アカウントとして招待します。

アカウントの種類によって、入社手続きの進め方が異なります。

2.書類を配付するか決める

文書配付機能を利用すると、入社手続きと同時に、雇用契約書などの書類を配付できます。

入社時に従業員に配付している書類や、合意が必要な書類を確認して、入社手続きのタイミングで配付するかを決めます。

文書配付機能で運用できる書類の例

• 労働条件通知書
• 入社のご案内
• 雇用契約書
• 個人情報の取扱いに関する同意書

詳しくは、従業員に配付したい書類を参照してください。

3. 従業員から書類・情報を収集する準備をする

収集できる書類・情報の例

• 年金手帳・基礎年金番号通知書のコピー
• 雇用保険被保険者証
• 源泉徴収票
• 給与振込先の口座情報
• マイナンバー

詳しくは、従業員から収集したい書類・情報を参照してください。

3-1. SmartHRで管理したい情報を決める

従業員招待フォーム設定シートを参考に、SmartHRで管理したい従業員情報を検討し、決定します。

3-2. SmartHRで管理したい情報を、従業員項目としてSmartHRに追加する

行政手続きに必要な情報（姓名、ヨミガナ、戸籍上の性別、生年月日、現住所）や家族情報は、システム標準従業員項目として用意されています。

システム標準従業員項目にない項目を収集するため、カスタム従業員項目を追加します。詳しくは、カスタム従業員項目とはを参照してください。

3-3. 従業員から書類・情報を収集するフォームを作成する

従業員から情報を収集するための招待フォームを作成します。詳しくは、従業員招待フォームを管理するを参照してください。

※ 収集する情報がシステム標準従業員項目のみの場合は、招待フォームの作成は不要です。［SmartHR 標準招待フォーム］で収集できます。

入社手続きを進める

1. 入社手続きの進め方を決める

入社手続きの進め方には2通りあります。タスクの進捗を管理しながら進めたい場合は「手続き機能と届出書類機能」を、複数名の書類をまとめて作成したい場合は「届出書類機能のみ」を使うことをおすすめします。

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「手続き機能と届出書類機能」で進める場合

1名の従業員につき1つの手続きを作成します。手続きの作成時に生成される「手続きToDo」で、行政手続きの完了までに必要なタスクを、進捗を管理しながら進められます。

書類の作成と電子申請の送信は、手続きの作成後、届出書類機能で行ないます。

「届出書類機能のみ」で進める場合

手続きおよび「手続きToDo」を作成せずに、複数名の従業員の書類を一度に作成します。

「届出書類機能」は、行政手続きに関する書類作成から電子申請を複数名分まとめてできる機能です。詳しくは、届出書類機能とはを参照してください。

2. 入社手続きを進める

「手続き機能と届出書類機能」で進める場合

「事前準備」の際に決めたアカウントの種類によって、進め方が異なります。

メールアドレスアカウントとして招待する場合は、以下の記事を参照してください。

入社手続きの進め方｜従業員をメールアドレスアカウントで招待し、手続き機能と届出書類機能で進める場合

社員番号アカウントとして招待する場合は、以下の記事を参照してください。

入社手続きの進め方｜従業員を社員番号アカウントで招待し、手続き機能と届出書類機能で進める場合

「届出書類機能のみ」で進める場合

「事前準備」の際に決めたアカウントの種類によって、進め方が異なります。

メールアドレスアカウントとして招待する場合は、以下の記事を参照してください。

入社手続きの進め方｜従業員をメールアドレスアカウントで招待し、届出書類機能で進める場合

社員番号アカウントとして招待する場合は、以下の記事を参照してください。

入社手続きの進め方｜従業員を社員番号アカウントで招待し、届出書類機能で進める場合

よくある質問

入社手続きに関するよくある質問とその回答です。操作につまずいた場合、参照してください。

• Q. 入社手続きが提出されたあとに、家族情報を修正するには？
• Q. 手続き作成時、従業員が対象として表示されないのはどんなとき？
• Q. 招待メールに記載されたURLの有効期間は？
• Q. 「このメールアドレス（×××××@×××.××）を登録しているアカウントがすでに存在します。」というエラーの原因と対応方法は？
• Q. 「ほかの企業アカウントが、このメールアドレス（×××××@×××.××）で従業員を招待中のため、招待できません。」というエラーが出た場合は？