社員番号を変更する際の各機能への影響

社員番号を変更すると、SmartHRの各機能に影響を与えることがあります。 変更の影響と対応方法を説明します。

社員番号を変更した際の影響

社員番号を変更すると、以下のような影響があります。

1. ログインの際に使用する社員番号が変更されます
2. 社員番号が変更されたという履歴が残ります
3. 年末調整における情報の引き継ぎに影響があります
4. 適用日を指定した情報登録・更新に影響があります

3,4の詳細は、以下で説明します。

年末調整の情報引き継ぎへの影響

影響が発生するケース

年末調整機能では、昨年度の社員番号を元に情報を引き継ぎます。 例えば、以下のような社員番号の変更があった場合、Aさんの昨年度の申告情報が、Bさんの情報として表示されます。

• 昨年の年末調整：Aさん（社員番号001）
• 今年の年末調整：Bさん（社員番号001）

そのため、前年の年末調整をSmartHRで行なっていたとしても、前年と今年の社員番号が異なっていると前年の保険情報・住宅ローン情報が引き継がれません。 なお、従業員に依頼を送信する前であれば、情報を個別に編集できます。必要に応じて事前に修正してください。

適用日を指定した情報登録・更新への影響

影響が発生するケース

CSVファイルによる従業員情報の一括更新では、社員番号をキーとして情報を紐づけます。 そのため社員番号を変更すると、CSVファイルによる従業員情報の一括登録・更新に影響があります。 例えば、以下のように社員番号を変更したとします。

• 2024/10/01以前の社員番号：001
• 2024/10/02以降の社員番号：002

2024/10/01以前の適用日を指定して情報を登録する際に、現在の社員番号である「002」を指定すると、以下のような問題が発生します。

• 「存在しない社員番号」というエラーが発生し、登録できない
• その適用日時点で「002」が付与されている従業員に登録される

適用日を指定して情報を登録・更新する際は、その適用日時点での社員番号を指定する必要があります。