従業員情報とマスターデータの履歴とは

SmartHR基本機能で管理できる、従業員情報やマスターデータの履歴（変更履歴）について、基本的な知識や用途を説明します。

SmartHRにおける履歴の考え方について詳しく知りたい場合は、SmartHRスクールのレッスンも参照してください。

用語

履歴

基本機能の従業員情報やマスターデータにおける履歴とは、従業員情報やマスターデータに対して、どのような変更が行なわれたかを記録しているデータのことです。従業員情報やマスターデータが追加・更新されると、その内容を記録した履歴が自動で追加されます。

従業員情報は「基本情報」「入退社情報」「業務情報」「部署・役職情報」などの項目グループごとに、それぞれ履歴を持っています。 また、部署マスターは部署ごとに、部署名や部署コードに対する変更の履歴を持っています。

適用日

従業員情報やマスターデータが追加・更新された日を、履歴の適用日と呼びます。料金プランによっては、履歴の追加・更新時に適用日を任意の日付に指定できます。詳しくは、履歴の適用日とはを参照してください。

以下の画像は、ある従業員の［部署・役職情報］の変更履歴画面の例です。

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履歴管理機能

履歴管理機能とは、履歴の閲覧・編集・削除や、適用日を指定した履歴の追加など、履歴を管理するための一連の機能を指します。履歴管理機能は、従業員情報と部署マスターで使用できます。

履歴の蓄積・用途

履歴は、従業員の異動や昇進、組織改変などにより、従業員情報やマスターデータが更新されるたびに蓄積されます。

そのため、正しく管理することで、SmartHRのさまざまな機能でデータとして活用できます。以下で一例を紹介します。

過去の従業員情報の参照

• 基本機能の従業員リストでは、過去のある時点の従業員情報を表示できます。部署や役職などは当時の名称で表示されます。詳しくは過去の日付を指定して従業員リストを表示するを参照してください。
• 分析レポートでは、従業員情報の履歴をもとにして、従業員数推移などのレポートを作成できます。詳しくは、分析レポートの基本的な使い方を参照してください。
• キャリア台帳では、従業員情報の［業務情報］や［部署・役職情報］を総合した履歴一覧を表示できます。

滞留年数の算出

部署と役職の滞留年数は、従業員情報の［部署・役職情報］の履歴、等級の滞留年数は［業務情報］の履歴をもとにして表示されます。

滞留年数は、配置シミュレーションやキャリア台帳、HRアナリティクスなどで表示できます。

ある時点で在籍しているかどうかの判定

ある時点における従業員の在籍状況を判定するために、従業員情報の［入退社情報］>［在籍状況］の履歴が使われることがあります。

• 分析レポートでは、従業員を集計の対象にするかどうかを判定するために、［在籍状況］の履歴を使います。詳しくは、Q. プリセットレポートに表示されている従業員数が実際の従業員数よりも少ないのはなぜですか？を参照してください。
• 組織図・名簿では、ある時点の組織図や名簿に従業員が掲載されるかどうかを判定するために、［在籍状況］の履歴を使います。詳しくは、SmartHR基本機能に登録されている最新データで組織図・名簿を更新するを参照してください。
• 人事評価では、評価プロジェクトに追加可能な従業員を判定するために、［在籍状況］の履歴を使います。詳しくは、評価プロジェクトに追加できる従業員の条件を参照してください。