【月次の給与計算】入社への対応

入社への対応は、新しく入社する従業員を給与計算の対象に含め、初回の給与計算や必要な行政手続きに備えるための業務です。SmartHRへの招待を通じて従業員から必要事項を収集することで、給与計算に使う情報を漏れなく揃えます。

業務の概要

従業員の入社があったときの主な業務は以下のとおりです。

• 従業員情報の登録と招待：入社予定の従業員をSmartHRに登録し、招待を送信する
• 従業員による情報提出：従業員がアカウントの初期設定をし、必要なフォームを提出する
• 提出内容の反映：提出された情報を確認し、給与計算に必要な従業員情報に反映する
• 入社手続き書類の作成と電子申請：入社手続きに必要な書類を作成し、電子申請する
• 給与計算前の確認：給与計算に必要な従業員情報が揃っているか確認する

業務の流れ

入社予定者の情報をSmartHRに登録し、招待を送信します。必要に応じて、情報の提出依頼や、雇用契約書などの書類の確認・合意依頼も送信します。

提出された内容は、その後の従業員情報への反映や、入社手続きに必要な書類の作成、電子申請に利用します。

1. 【管理者・業務担当者】入社予定の従業員をSmartHRに登録し、招待を送信する
   • 従業員情報に登録する内容や、招待の操作方法は、発行するアカウントの種別によって異なります。
     • メールアドレスアカウントの場合：【招待管理】メールアドレスアカウントの招待を個別に送信する
     • 社員番号アカウントの場合：【招待管理】社員番号アカウントの招待を個別に追加して連絡する
2. 【従業員】招待を受け取り、アカウントの初期設定をしたあと、必要な作業を実施する
   • 管理者から受け取ったURLからアカウントの初期設定画面を開き、パスワードを設定します。
   • その後、必要な作業を実施します。必要な作業には、従業員招待フォームの提出、入社手続きフォームの提出、書類の確認・合意などがあります。
3. 【管理者・業務担当者】従業員の作業が完了したことを確認し、提出された情報を従業員情報に反映する
   • 招待管理機能を使うと、従業員の作業の進捗を確認できます。詳細は、【招待管理】招待の進捗を確認するを参照してください。
   • 収集した情報を確認し、SmartHRの従業員情報に反映します。
   • 給与計算に使われる従業員情報の詳細は、給与計算に使われる従業員情報を参照してください。
4. 【管理者・業務担当者】入社手続きに必要な書類を作成し、電子申請する
   • 作成された手続きをもとに、必要な書類を作成し、電子申請します。
   • 詳細は、以下のページを参照してください。
     • 手続きをもとに書類を作成する
     • 電子申請の利用の流れ
5. 【管理者・業務担当者】給与計算前の確認をする
   • 給与計算に必要な従業員情報が不足なく登録されているか確認します。
   • 給与計算までに従業員情報に変更があれば、反映します。詳細は、【月次の給与計算】従業員情報の更新を参照してください。

実施タイミング

入社の発生時に随時実施します。給与計算の対象者に含めるには、月次の給与計算に紐づく人事情報連携日までに必要な情報を反映する必要があります。