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従業員の資格・研修の有効期限を通知する

Público-alvo:
Para a administração
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資格や研修の有効期限が切れそうな従業員がいるときに、通知を送信する方法を説明します。

通知の種類

通知には、以下の2種類があります。

  • 管理者・担当者のための通知:資格・研修の有効期限が近い従業員がいることをお知らせします。
  • 従業員のための通知:従業員に、自身が保有している資格・研修の有効期限が近くなったことをお知らせします。

管理者・担当者のための通知を受け取れるのは、スキル管理機能の権限設定で[ロール]が、上から2番目の「すべての従業員」に設定されているアカウントです。

ロールのドロップダウンリストで上から2番目のロール画像を表示する

従業員のための通知は、在職中のすべてのアカウントに送信されます。

有効期限の通知を設定する

1. [スキル管理]メニューの[設定]を押す

スキル管理機能に移動し、画面上部[スキル管理]メニューの[設定]を押すと、設定画面が表示されます。

2. 画面左側の[マスターデータ設定]にある[資格(もしくは研修)]を押す

設定画面で、画面左側の[マスターデータ設定]にある[資格(もしくは研修)]を押すと、[資格(もしくは研修)のマスターデータ設定]画面が表示されます。

3. 通知設定したいマスターデータの右側の[操作] > [編集]を押す

通知設定をしたいマスターデータの右側の[操作]を押して、ドロップダウンリストの[編集]を押すと、マスターデータ編集画面に移動します。

4. 有効期限の通知を設定する

[有効期限][必要]にチェックを入れます。 [有効期限の通知設定]を押し、有効期限の通知設定画面を開きます。 [通知を追加]を押し、有効期限の何日前に通知を送るかを選択します。

[従業員への通知を送る]にチェックを入れると、管理者に通知が送られるのと同じタイミングで、資格・研修を保有している従業員本人にも通知されます。 通知メールの内容は 従業員向けの通知 を参照してください。

必要な項目を設定したら、[設定]を押します。

5. 設定した通知タイミングを保存する

[更新]を押して変更した内容を保存します。

通知メールの内容

管理者・担当者のための通知

管理者・担当者のための通知は、資格・研修それぞれで、1日に最大1通、通知されます。 通知対象の資格・研修がない場合は通知されません。

メールタイトル

従業員の資格の有効期限をお知らせします|{企業名}

メール本文

{日付}に有効期限の通知が送信されるように設定された資格があります。

以下のURLを押すと、対象の資格を確認する画面に移動します。
画面で資格名を押し、有効期限が近い従業員を確認してください。

{有効期限管理画面へのURL}

有効期限管理について詳しくは、以下のヘルプページを参照してください。

資格・研修の有効期限を管理する
https://support.smarthr.jp/ja/help/sections/85a7bd1a-7ec5-4adf-95b5-e160ef232b4f/

従業員のための通知

従業員のための通知は、資格・研修ごとに通知が送信されます。

メールタイトル

資格の有効期限があと{期限が切れるまでの日数}日で切れます【{資格名}】|{企業名}

メール本文

あなたが保有している資格【{資格名}】の有効期限が{有効期限日}に切れます。

資格の有効期限を更新するには、以下のURLから申請を提出してください。
{スキル情報の申請画面のURL}

詳しい操作手順については、以下のヘルプページを参照してください。
・スキル情報の申請を提出する: https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/2de6ef6f-6b72-4ac7-a6df-4216078d7e46/

※学習管理機能を利用可能な場合は、「学習管理でコースを受講する方法」のヘルプページもメール本文に追記されます。

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