【年次の給与計算】年末調整書類の配布

年末調整書類の配布は、年末調整に必要な申告書を従業員に配付し、記入・提出を依頼する業務です。申告書の種類と記入方法を案内し、スムーズな回収につなげます。

業務の概要

年末調整書類の配布では、SmartHRの年末調整機能で依頼開始前の設定を確認し、従業員に回答依頼を送信します。

年末調整書類の配布の主な業務内容は以下のとおりです。

1. 事前準備の確認：会社情報・事業所情報、従業員情報、従業員アカウント、年末調整機能の権限設定を確認します。
2. 初期設定の実施：対象従業員の振り分け、書類・原本設定や引き戻し設定の見直し、通知内容と案内の設定を進めます。
3. 依頼の送信：SmartHRの年末調整機能で従業員に回答依頼を送信します。
4. 送信後の問い合わせ対応：従業員からの問い合わせに対応し、必要に応じて再通知や補足案内を実施します。

業務の流れ

1. 事前準備を確認する

   • 会社情報・事業所情報、従業員情報、従業員アカウント、年末調整機能の権限設定が最新の状態になっているか確認します。
   • 前年の保険料情報・住宅ローン控除情報を引き継ぐ場合は、昨年分の年末調整が確定しているか確認します。
   • 年末調整書類にマイナンバーを印字する場合は、従業員本人と扶養家族のマイナンバーが登録されているか確認します。
   • 詳細は、年末調整機能の事前準備の流れを参照してください。

2. 初期設定を実施する

   • 対象従業員を依頼グループに振り分ける：
     • 年末調整機能で初期設定を開始し、対象従業員が正しく表示されているか確認します。
     • 乙欄・退職予定などの理由で年末調整の対象とならない従業員がいる場合は、年末調整の対象外にします。
     • 依頼グループに従業員を振り分け、書類・原本設定や引き戻し設定を見直します。
     • 詳細は、依頼グループを作成し、従業員を振り分けるや、年末調整の依頼グループの設定と変更方法を参照してください。
   • 通知内容と案内を設定する ：
     • 通知設定を確認し、必要に応じて変更します。
       • 通知設定により、年末調整に進捗があったときに、管理者や従業員宛てに通知できます。
       • 詳細は、年末調整の通知設定をするを参照してください。
     • メールフォーマットや管理者からのお知らせを設定し、提出期限や必要書類、補足事項を案内します。
       • 詳細は、【一覧】年末調整機能で届く通知（メール）の内容や、従業員の年末調整画面に管理者からのお知らせを設定するを参照してください。
     • 必要に応じてアンケート画面のヒントメッセージを設定します。
       • 従業員が設問に答えやすいように、年末調整のアンケート画面にヒントのメッセージを追加できます。
       • 詳細は、アンケート画面のヒントを追加・編集するを参照してください。
   • 初期設定の詳細は、年末調整機能の初期設定の流れを参照してください。

3. 従業員に依頼を送信する

   • 対象の従業員に年末調整の依頼を送信します。
   • 送信後、従業員に入力依頼の通知が届きます。
   • 詳細は、年末調整を依頼するを参照してください。

4. 問い合わせに対応する

   • 従業員からの年末調整に関する質問に対応します。
   • 必要に応じて再通知や補足案内を実施します。

実施タイミング

回収期限（通常は11月中旬から下旬）を考慮して、10月中旬から下旬に年末調整の依頼を送信します。従業員が記入する時間を確保するため、早めの依頼が推奨されます。