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適用日を指定して従業員情報の履歴を一括で追加・更新する

適用日を指定して従業員情報の履歴を一括で追加・更新する方法を説明します。

SmartHRにおける履歴管理や「適用日」の意味について詳しく知りたい場合は、SmartHRスクールを参照してください。

Índice

1. 一括更新用ファイルを用意する

新たな履歴を追加する場合と、既存の履歴を更新する場合とで、ダウンロードするファイルが異なります。両者の違いについて、詳しくはQ. 適用日を指定して従業員情報を一括更新すると履歴はどうなる？を参照してください。

現時点の従業員情報を従業員リスト画面からダウンロードします。従業員情報、家族情報の登録データをダウンロードするを参照してください。

従業員情報の履歴を従業員リスト画面からダウンロードします。従業員情報の履歴をダウンロードするを参照してください。

手順1-1でダウンロードしたファイルを編集します。

情報の追加・更新が必要な項目と従業員のみ残し、そのほかは項目の列ごと／従業員の行ごと削除します。ただし、A列の社員番号は必須です。

新たな履歴を追加する場合は、ファイルに「適用日」列を追加し、適用日としたい日付を入力したうえで、追加する情報を入力します。

既存の履歴を更新する場合は、すでに「適用日」の列に入力されている日付を変更せずに、更新したい項目を上書きします。

必ずA列に社員番号を入力してください。社員番号をキーにして情報を紐づけます。
SmartHR上の従業員項目名とファイル上の項目名を完全に一致させてください。全角・半角の違いがある場合もエラーになります。
更新しない値はそのまま残してください。値を空欄にすると、空白（入力なし）として上書きされます。詳しくは指定した適用日の履歴の値が空欄の場合を参照してください。
ファイル内で改行した場合、改行がそのまま反映されます。
Microsoft Excelなどで、外部シートからデータを参照する場合は、書式なし貼り付けで文字列や数値に変換してください。また、1ファイルにつき1シートで作成してください。

ヘッダーの［従業員管理］>［更新する（ファイル）］を押すと、従業員情報の一括更新画面が表示されます。

更新する対象のドロップダウンリストから［従業員］を選択したうえで、［ファイルを選択］で手順1で編集したファイルを添付し、［取り込み］を押します。

処理の結果を［共通設定］>［バックグラウンド処理］で確認します。

［状態］欄が［完了］の場合、一括更新は完了です。

［状態］欄が［完了（エラーあり）］または［失敗］の場合は、エラーが発生しています。

処理名を押して、エラーの詳細を確認し、エラーを解消してください。

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