文書配付機能の権限とは

書類の作成や依頼の送信といった文書配付業務の担当者としての操作は、下記の2つの権限を設定をすることで、管理者権限以外のアカウントでも行なえるようになります。

• 権限設定
• 「書類セットを使用できる権限」の設定

また、管理者権限以外のアカウントに文書配付業務担当者としての権限を付与する場合、依頼グループの閲覧設定も確認する必要があります。

各種権限は、SmartHR基本機能の権限ごとに設定します。

それぞれの設定の概要を説明します。

権限設定

権限設定では、SmartHR基本機能の権限ごとに、以下を設定します。

• 業務担当者向け機能を利用するかどうか
• 閲覧できる依頼の範囲
• 閲覧できる書類の範囲
• 利用できる機能
  • 依頼グループの操作
  • 依頼の操作
  • 書類の操作
  • 契約更新の操作
  • 承認依頼の操作
  • 書類テンプレートの操作
  • CSV挿入用テンプレート変数の操作
  • 書類セットの操作
  • メールフォーマットの操作
  • 承認経路の操作

なお、閲覧できる依頼や書類の範囲は、基本機能の権限に設定されている［操作できる範囲］を参照します。

文書配付機能の権限を設定する

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「書類セットを使用できる権限」の設定

管理者と書類セットを操作できる権限以外のアカウントが、書類セットを使って依頼グループを作成する場合は、扱う書類セットごとに「書類セットを使用できる権限」の設定が必要です。

書類セットを使用できる権限を設定する

権限を付与されている書類セットは、依頼グループ作成時に、書類セットの選択画面に表示されます。

依頼グループの閲覧設定

その依頼グループを閲覧できるアカウントを、すべての業務担当者とするか、指定した権限のみとするかを依頼グループごとに設定します。

閲覧範囲は依頼グループの作成時に選択でき、作成後も変更できます。

文書配付機能の依頼グループの閲覧設定をする

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閲覧できる権限がある依頼グループは、依頼グループ一覧画面に表示されます。

依頼グループを閲覧できる場合でも、［閲覧できる依頼の範囲］に含まれない依頼は閲覧できません。 依頼グループ一覧には表示されていても、依頼グループの中身（依頼グループに含まれる従業員や、従業員に配付される書類）が閲覧できなければよい場合は、依頼グループの閲覧設定を編集する必要はありません。

設定の必要有無については、文書配付機能の運用体制にあう権限設定を選ぶを参照してください。

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