入社手続きの進め方｜従業員をメールアドレスアカウントで招待し、届出書類機能を利用する場合

従業員をメールアドレスアカウントで招待し、届出書類機能で入社手続きを進める手順を説明します。

SmartHRの入社手続きの流れ

入社手続きの流れを図で説明します。

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管理者と従業員それぞれの操作の詳しい内容は、以下で説明します。

1.管理者の操作｜従業員情報を登録する

入社予定の従業員の情報を登録します。詳しい手順は以下の記事を参照してください。

• 従業員情報を個別で登録する場合：従業員情報を追加・登録する
• 従業員情報を一括で登録する場合：複数の従業員情報を一括で登録する

2.管理者の操作｜（書類を配付する場合）書類の確認・合意を依頼する

雇用契約書や労働条件通知書などの書類を、入社手続きと同時に配付するには「文書配付機能」を使います。

従業員情報の登録後、招待をする前に文書配付機能で書類を配付することで、招待時に従業員から確認・合意を得られます。

事前準備と書類の配付

はじめて文書配付機能を利用する場合、SmartHRへのインストールが必要です。

事前準備として書類テンプレート・書類セットを作成し、書類を配付します。

インストール、事前準備と書類配付の流れは、文書配付の基本の操作を参照してください。

3.管理者の操作｜従業員を招待する

従業員にメールアドレスアカウントを発行し、SmartHRに招待します。

• 従業員を個別に招待する場合：従業員をメールアドレスアカウントとして個別に招待する
• 従業員を一括で招待する場合：従業員をメールアドレスアカウントとして一括招待する

4.従業員の操作｜従業員情報を提出する

従業員は以下の手順で、従業員情報を提出します。

1. 招待メールに記載されているURLからアカウントの初期設定画面を開く
2. パスワードを入力し、アカウントの初期設定をする
3. （書類を配付した場合）書類を確認・合意する
4. 従業員招待フォームに沿って従業員情報を確認・入力する
5. （提供を依頼した場合）マイナンバー情報を入力する
6. 入社手続きの作成に必要な情報を確認・入力して提出する

入社手続きの作成に必要な情報を提出すると、SmartHRのホームが表示されます。

5.管理者の操作｜行政手続きに必要な書類を作成する

従業員から提出された情報を確認し、届出書類機能で書類を作成します。

はじめて届出書類機能を利用する場合、権限の設定が必要です。詳しくは、以下の記事を参照してください。

届出書類機能とは 届出書類機能の権限を設定する

書類作成の詳しい手順は書類を作成するを参照してください。

行政手続きに必要な書類は、すべて作成できます。

6.管理者の操作｜（電子申請する場合）電子申請を依頼・実行する

「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」や「雇用保険 被保険者資格取得届」など、以下の記事に記載されている書類は、届出書類機能で電子申請できます。

【一覧】届出書類機能で対応している書類

電子申請は、「電子申請の作成」と「電子申請の送信」の2ステップに分かれています。それぞれの手順は以下の記事を参照してください。

電子申請を作成する 電子申請を送信する

よくある質問

Q. 提出された従業員情報を併用している外部システムに登録するには？

A. 「カスタムダウンロードフォーマット機能」を利用して、登録してください

SmartHRに登録している従業員情報を外部システムの取り込み形式に合わせてダウンロードでき、変換作業の手間を省けます。

機能の概要と操作手順は、以下の記事を参照してください。

カスタムダウンロードフォーマットとは カスタムダウンロードフォーマットを追加・編集・削除する