従業員情報の履歴の考え方と、各操作によって起きること

従業員情報の履歴の考え方や、基本的な操作について説明します。

履歴の概要や用途は、従業員情報とマスターデータの履歴とはを参照してください。

基本的な履歴の例

次の画像は、従業員情報の［部署・役職情報］の履歴の例です。 画像内の［追加］は当該項目に情報が新しく追加されたことを、［変更］は情報が変更されたことを意味しています。

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表示されている履歴から、以下のことがわかります。

• 2022年4月1日に営業部営業1課に配属された
• 2023年10月1日に営業部営業2課に異動した
• 2024年2月1日に営業部営業2課の課長になった

従業員情報の履歴は、従業員情報の項目グループごとに蓄積されています。 下の画像は、上の例と同じ従業員の［業務情報］の履歴です。［部署・役職情報］とは異なる適用日で［等級］の変更が記録されていることがわかります。

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履歴の操作

従業員の異動の情報をSmartHR上に登録するのは、異動の当日とは限りません。

そこで人事・労務エッセンシャルプラン以上では、実際の異動日を「適用日」として指定することで、履歴を正しく蓄積できます。

操作する日が異動日より前であれば、適用日を指定して従業員情報の更新予約をします。 異動日よりもあとであれば、適用日を指定して履歴を追加します。

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以下では、履歴を正しく蓄積するための、主要な操作について説明します。

履歴を追加する操作

1つの項目グループのなかで、履歴として記録されていない適用日を指定して新たに履歴をつくることを履歴の追加と呼びます。

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上図のように、すでにある履歴と履歴の間に履歴を追加する操作をした場合、履歴の表示は以下のようになります。

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履歴を追加する操作について、従業員1名分ずつ操作する場合は従業員情報の履歴を追加する、複数の従業員の履歴を一括で更新する操作は適用日を指定して従業員情報の履歴を一括で追加・更新するを参照してください。 また、未来の適用日で更新予約したい場合は予約を追加するを参照してください。

追加した履歴よりも未来の履歴が連動して修正される場合

履歴を追加するとき、その前後にある履歴で記録されている情報は、基本的にはそのまま保持されます。

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ただし、前後の履歴で変更がない項目に、新しく追加する履歴で変更を入れる場合、新しい履歴よりも未来の履歴が自動修正されます。

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履歴を編集する操作

すでに履歴が存在する場合に、その履歴の内容を修正することを履歴の編集と呼びます。

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履歴を編集する操作について、従業員1名分ずつ操作する場合は従業員情報の履歴を編集する、複数の従業員の履歴を一括で更新する操作は適用日を指定して従業員情報の履歴を一括で追加・更新するを参照してください。

編集した履歴よりも未来の履歴が連動して修正される場合

履歴を編集するとき、その前後にある履歴で記録されている情報は、基本的にはそのまま保持されます。

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ただし、編集する履歴と、より未来の履歴との間に変更のない項目に変更を加える場合、編集する履歴よりも未来の履歴も自動修正されます。

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履歴を削除する操作

履歴を適用日単位で削除することを、履歴の削除と呼びます。

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履歴を削除する操作について、詳しくは従業員情報の変更履歴を削除する参照してください。 履歴の削除は、複数の従業員分をまとめて行なえません。ただし削除せずに履歴を適切に修正する方法はあります。詳しくは、複数の従業員の履歴をまとめて修正する場合を参照してください。

削除した履歴よりも未来の履歴が連動して修正される場合

履歴を削除するとき、その前後にある履歴で記録されている情報は、基本的にはそのまま保持されます。

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ただし、削除する履歴と、削除する履歴よりも1つ未来の履歴のあいだで変更がない項目の場合、未来の履歴も連動して自動修正されます。

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