【一覧】人事評価機能の通知メール
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人事評価機能から送信される通知メールの内容について説明します。
通知メールの種類と通知先ユーザー
人事評価機能から評価者・評価対象者に送信される通知メールには、大きくわけて下記の2種類があります。
いずれの通知メールも、SmartHR基本機能の[個人設定]>[アカウント]>[メールアドレス設定]にてユーザー自身が設定しているメールアドレスに送信されます。 社員番号アカウントでSmartHRを利用している場合、上記メールアドレスが未設定だと通知メールは送信されません。 詳しくは、Q. SmartHRからの通知は、どのメールアドレスに届く?を参照してください。
なお、人事評価機能からの通知メールは、評価共有者には送信されません。
評価開始時と評価フローの進行状況が変わったときに送信される通知メール
評価開始時と、評価フローの進行状況が変わったときに送信される通知メールです。特に設定は不要で、所定のタイミングに自動で送信されます。
通知メールが送信されるタイミング
- 評価プロジェクト画面で、[開始]ボタンが押されたとき
- タスクの開始日
- タスクが完了したとき
- タスクが差し戻されたとき
- 進行中タスクが変更されたとき
通知先ユーザー
- 評価対象者
- 評価者
タスクの締め切りをお知らせするときに送信される通知メール(リマインド)
ユーザーにタスクの締め切りを知らせるリマインドは、評価プロジェクト画面の[スケジュール設定] > [リマインド設定]で[通知の有無]を[あり]にすると送信されるようになります。
通知メールが送信されるタイミング
- [リマインド設定]で設定された日(タスク終了日の最長21日前)から毎日午前9時ごろに通知
- タスク終了日以降は14日間通知
通知先ユーザー
- タスクを完了していない評価対象者、または評価者
通知メール文面
タイミング、通知先ごとの通知メール文面は以下の通りです。
メールタイトル
メール本文
通知メール文面の編集はできません。
{ }で表記されている部分は、登録名や日付、URLが挿入されます。
評価プロジェクトで[開始]が押されたとき
管理者が評価プロジェクト画面で[開始]を押すと送信されます。
通知先:評価対象者
評価開始のお知らせ「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
「{評価プロジェクト名}」の評価がはじまりました。
{開始するタスク名}は{タスクの開始日}からです。
下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}
通知先:評価者
評価対象者を確認してください。評価開始のお知らせ「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
あなたが評価者として登録されている「{評価プロジェクト名}」の評価がはじまりました。
下記のURLで、評価対象者を確認してください。
{評価対象者一覧のURL}
タスクの開始日
タスクの開始日に自動的に送信されます。
通知先:評価対象者
「{開始するタスク名}」が開始しました「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
「{評価プロジェクト名}」の【{開始するタスク名}】がはじまりました。
評価対象者のあなたが担当です。
{タスクの開始日}から{タスクの終了日}までに、タスクを完了してください。
下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
{評価シート一覧のURL}
通知先:評価者
タスクが開始しました。評価対象者を確認してください「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
「{評価プロジェクト名}」のタスクがはじまりました。
評価者のあなたが担当です。
{タスクの開始日}から{タスクの終了日}までに、タスクを完了してください。
下記のURLから、評価対象者の評価シートを確認してください。
{評価対象者一覧のURL}
タスクの完了時
タスクの担当者が1名の場合は、タスクを完了したときに次のタスク担当者にメールが送信されます。
タスクの担当者が複数名の場合は、担当者全員がタスクを完了したときに、次のタスク担当者にメールが送信されます。
通知先:次のタスク担当者
タスクを1つずつ完了した場合
前のタスク「{完了したタスク名}」が完了しました。「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
「{評価プロジェクト名}」で{次のタスクの評価ロール名}のあなたが担当する【{次のタスク名}】が開始されました。
実施期間は{YYYY年MM月DD日}から{YYYY年MM月DD日}までです。
下記のURLで、評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}
評価対象者: {評価対象者氏名}
前のタスク:「{終了したタスク名}」
前のタスクの担当者からコメントが入力されています。評価シートの[その他の情報]>[変更履歴]からコメントを確認してください。
コメントが未入力の場合、コメントに関する記述はなくなります。 スケジュール登録されていない場合、実施期間に関する記述はなくなります。どちらか一方でも設定されている場合は表示されます。
複数のタスクを一括で完了した場合
前のタスク「{完了したタスク名}」が{完了したタスク数}件完了しました。「{評価プロジェクトタイトル}」|{企業名}
{氏名}様
{前のタスクの評価ロール名}の{前のタスクの担当者氏名}さんが「{評価プロジェクトタイトル}」の「{終了したタスク名}」を{終了したタスク件数}件完了しました。
前のタスクの担当者からコメントが入力されています。評価シートの[その他の情報]>[変更履歴]からコメントを確認してください。
次は{次のタスクの評価ロール名}のあなたが、【{次のタスク名}】の担当です。
実施期間は{YYYY年MM月DD日}から{YYYY年MM月DD日}までです。
下記のURLで、タスクを確認してください。
{評価対象者一覧のURL}
コメントが未入力の場合、コメントに関する記述はなくなります。 スケジュール登録されていない場合、実施期間に関する記述はなくなります。どちらか一方でも設定されている場合は表示されます。
タスクが差し戻されたとき
タスクの担当者がタスクを差し戻したときに送信されます。
通知先:現在のタスク ~ 差し戻し先担当者 までのタスク担当者
{評価対象者氏名}さんの評価シートが差し戻されました「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏 名}様
「{評価プロジェクト名}」の 「{差し戻し先タスク名}」が差し戻されました。
対象:{評価対象者氏名}さんの評価シート
やり直すタスク:[差し戻し先のタスク名」
担当者:{差し戻し先の担当者氏名}({差し戻し先の評価ロール名})
差し戻した担当者:{差し戻しをした担当者氏名}({差し戻しをした評価ロール名})
コメント: 「{差し戻し時に入力されたコメント}」
タスクの担当者は{差し戻し先の評価ロール名}の{差し戻し先の評価者氏名}さんです。
下記のURLで、評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}
URLの案内は、差し戻し先タスクの担当者にのみ表示されます。
進行中タスクが変更されたとき
管理者が評価プロジェクトから[進行中のタスクを変更]したときに送信されます。
通知先:変更先のタスク担当者
{評価対象者氏名}さんの評価が管理者によって「{変更先タスク名}」に変更されました。「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
{評価対象者氏名}さんの評価が管理者によって「{変更されたタスク名}」に変更されました。
{次のタスクの担当者氏名}が、【{変更されたタスク名}】の担当です。
実施期間は{YYYY年MM月DD日}から{YYYY年MM月DD日}までです。
下記のURLで、評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}
スケジュール登録されていない場合、実施期間に関する記述はなくなります。どちらか一方でも設定されている場合は表示されます。
タスクの終了日以前のリマインド
[リマインド設定]で設定された日に送信されます。
通知先:タスクを完了していない評価対象者
【{タスク名}】の締め切り{n}日前です 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。
下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}
通知先:タスクを完了していない評価者
【{タスク名}】の締め切り{n}日前です 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。
下記のURLから、評価対象者の評価シートを確認してください。
{評価対象者一覧のURL}
評価者には、プロジェクトごとに通知メールがまとめて送信されます。
タスクの終了日当日のリマインド
タスクが未完了の場合、タスクの終了日当日に送信されます。
通知先:タスクを完了していない評価対象者
今日が【{タスク名}】の締め切りです 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。
下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}
通知先:タスクを完了していない評価者
今日が【{タスク名}】の締め切りです 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。
下記のURLから、評価対象者の評価シートを確認してください。
{評価対象者一覧のURL}
評価者には、プロジェクトごとに通知メールがまとめて送信されます。
タスクの終了日以降のリマインド
タスクが未完了の場合、タスクの終了日から最長14日間のあいだ、毎日送信されます。
通知先:タスクを完了していない評価対象者
【{タスク名}】の締め切りを過ぎています 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。
下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}
通知先:タスクを完了していない評価者
【{タスク名}】の締め切りを過ぎています 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}
{氏名}様
あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。
下記のURLから、評価対象者の評価シートを確認してください。
{評価対象者一覧のURL}
評価者には、プロジェクトごとに通知メールがまとめて送信されます。
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