差分リストを使って「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の内容を確認する
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「今年の差分リスト」を使って「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」(マルフ)を効率よく確認する方法を説明します。
確認作業は「身上情報(SmartHRに登録している従業員情報)に変更がない従業員」と「身上情報に変更がある従業員」を振り分けることから始まります。
身上情報に変更があるかどうかは、項目名の頭に「★」がついた項目で確認できます。
差分リスト上で本人情報・扶養親族情報のどちらに変更があるのか、変更前後で情報がどう変わっているのかを一目で確認でき、便利です。ぜひお役立てください。
今年の差分リスト利用時の前提
「今年の差分リスト」は、SmartHRの従業員情報に登録されている内容と、年末調整で入力された内容に変更(差分)があるかを確認するためのCSVファイルです。
差分を正しく抽出するには、前提として 年末調整機能に従業員情報を取り込む前にSmartHRに最新の従業員情報・家族情報が登録されている 必要があります。
当ページで説明する内容は、必要な事前準備を終えていることを前提としています。
身上情報に変更がない従業員を確認する
情報の変更がない従業員を抽出する
「今年の本人情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。
「★今年のマルフ」項目を確認し、「1」の表示がある場合は身上情報に変更がありません。
画像を表示する- 値の説明
- 1:本人情報・扶養親族情報に変更なし
- 0:本人情報・扶養親族情報の両方またはいずれかに変更あり
応用編:配偶者の控除区分だけが変わった従業員を抽出する
身上情報は変更がなく、本人または配偶者の所得変動により配偶者の「控除区分」だけに変更がある従業員を抽出します。
「今年の本人情報差分リスト」「今年の扶養親族差分リスト」を用意し、手順1から確認をはじめてください。
1.「今年の本人情報差分リスト」で扶養親族情報に変更がある従業員を確認する
「今年の本人情報差分リスト」で下記にすべて当てはまる従業員を確認してください。
- 「★今年のマルフ」項目が「0」になっている(=扶養親族情報に変更がある)
- 「★本人情報の差分有無」項目が「空欄」になっている(=本人情報に変更がない)
- 「★扶養親族情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている(=扶養親族情報に変更がある)
2.「今年の扶養親族情報差分リスト」で所得要件の変更を確認する
続いて、手順1で抽出した従業員について「今年の扶養親族情報差分リスト」を確認します。
まずは、計算式の列を追加し、配偶者情報だけに差分がある従業員を絞り込みます。
- 「社員番号」列の右に列を新しく追加します
- 追加した列に、計算式を入力します
- 計算式:=COUNTIF(社員番号の列全体,社員番号の列の該当セル)
- 追加した列に「1」が表示されている従業員を抽出します
- 追加した列に「2」以上の数字が表示されている場合、配偶者以外の扶養家族情報にも差分があることを示しています
抽出した従業員について、下記にすべて当てはまるか確認してください。
- 「★差分種類」項目が「変更」になっている(=扶養親族情報に変更がある)
- 「被扶養者 続柄」項目が「妻or夫」になっている(=配偶者の情報に変更がある)
- 「変更前_被扶養者 続柄」〜「変更前_被扶養者 障害者区分」のすべての項目が「空欄」になっている(=扶養親族の身上情報に変更がない)
- 「【参考】本人 合計所得見積額(所得金額調整控除後)」「【参考】被扶養者 税法上の年間所得見積額(単位:円)」の金額を確認し、源泉控除対象・配偶者控除・配偶者特別控除に変更があることを確認する
源泉控除対象・配偶者控除・配偶者特別控除など各種控除の概要、所得要件はTerminologia usada no ajuste fiscal de fim de anoをご覧ください。
身上情報に変更がある従業員を確認する
本人情報の変更を確認する
「今年の本人情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。
まずは「★本人情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている従業員を確認します。
画像を表示する続いて、どの情報に変更があるのかを特定します。
基本情報(名前、生年月日、現住所、住民票住所)の変更を確認する
下記項目に「差分あり」の表示があるかどうかで確認できます。
- 「★名前変更の有無」
- 「★生年月日変更の有無」
- 「★現住所変更の有無」
- 「★住民票住所変更の有無」
「差分あり」の表示があった項目以降で、変更後の情報・変更前の情報を確認できます。
画像を表示する勤労学生、障害者控除、寡婦・ひとり親控除の変更を確認する
下記項目に「差分あり」の表示があるかどうかで確認できます。
- 「★勤労学生変更の有無」
- 「★障害者変更の有無」
- 「★寡婦・ひとり親変更の有無」
配偶者情報の変更を確認する
「今年の本人情報差分リスト」と「今年の扶養親族情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。
「配偶者の有無」に変更があるかを確認する
1. 「今年の本人情報差分リスト」で、下記にすべて当てはまる従業員を確認してください。
- 「★本人情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている
- 「★配偶者の有無変更の有無」項目が「差分あり」になっている
2. 抽出した従業員の「配偶者の有無」項目を確認します。
画像を表示する- 「有」の表示がある:配偶者情報が追加されています(配偶者の有無:無→有)
- 「無」の表示がある:配偶者情報が削除されています(配偶者の有無:有→無)
配偶者の追加・削除を確認する方法
配偶者の追加・削除があったかを確認する場合は、上記手順1〜2のあとに、追加で以下の確認が必要です。
「今年の扶養親族情報差分リスト」を確認し、下記にすべて当てはまるかを確認してください。
追加を確認する場合
- 「対象扶養親族」項目が「配偶者」になっている
- 「★差分種類」項目が「追加」になっている
削除を確認する場合
- 「対象扶養親族」項目が「-」になっている
- 「★差分種類」項目が「削除」になっている
- 「変更前_被扶養者 続柄」が「妻」または「夫」
変更された配偶者情報を確認する
1. 「今年の本人情報差分リスト」で、「★扶養親族情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている従業員を確認してください。
画像を表示する2. 「今年の扶養親族情報差分リスト」で、「対象扶養親族」項目が「配偶者」かつ、「★差分種類」項目が「変更」になっているかを確認してください。
画像を表示する扶養家族情報の変更を確認する
「今年の本人情報差分リスト」と「今年の扶養親族情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。
まずは「今年の本人情報差分リスト」で、「★扶養親族情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている従業員を確認してください。
画像を表示する追加された扶養家族情報を確認する
「今年の扶養親族情報差分リスト」の「★差分種類」項目が「追加」になっているかどうかで確認できます。
画像を表示する「追加」の表示があった項目以降で、追加された扶養家族情報を確認できます。
削除された扶養家族情報を確認する
「今年の扶養親族情報差分リスト」の「★差分種類」項目が「削除」になっているかどうかで確認できます。
扶養しない家族を削除した場合は、「★差分種類」項目が「削除(扶養対象外)」になるため、扶養家族の削除と区別できます。
画像を表示する削除された扶養家族情報は、項目名に「変更前_」がついている項目で確認できます。
変更された扶養家族情報を確認する
「今年の扶養親族情報差分リスト」の「★差分種類」項目が「変更」になっているかどうかで確認できます。
画像を表示する「変更」の表示があった項目以降で、変更後と変更前の扶養親族情報を確認できます。
内容チェック後の流れ
情報を修正する
従業員に修正を依頼する方法は、差し戻しと修正依頼があります。
管理者が収集情報を編集して直接修正する方法もあります。
書類をチェック済みにする
確認した書類をチェック済みにする方法は、一括操作と個別操作があります。
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