従業員から情報を収集する機能の使い分け

このページでは、従業員から情報を収集したい場合の機能の使い分けについて説明します。

従業員情報を登録・更新できる機能

画像を表示する

［従業員リスト］の従業員情報を従業員から収集する場合、以下の機能を利用できます。

招待フォーム

これからSmartHRを使いはじめる従業員の場合は、招待フォームを使って従業員から情報を収集できます。

管理者が事前に招待フォームを設定しておき、従業員にアカウントを発行する際に、入力してほしい招待フォームを選択します。

従業員が情報を提出したタイミングで、［従業員リスト］の従業員情報に反映されます。

従業員情報とアカウントの違いについては、以下のヘルプページを参照してください。 従業員情報とアカウントの違い

申請機能

申請機能は、SmartHRに招待済みの従業員から従業員情報を収集し、［従業員リスト］の従業員情報を登録・更新する機能です。

管理者が、収集したい従業員情報の項目を組み合わせて申請フォームを作成します。

従業員が申請フォームを使って従業員情報を提出すると、［従業員リスト］の従業員情報に反映されます。

情報収集のタイミングは、設定によって、従業員がいつでも申請を提出できるようにするか、管理者が従業員に依頼したときのみ申請を提出できるようにするかを選択できます。

従業員情報への反映も、従業員が申請を提出したら即時に反映するか、承認経路を設定して管理者に承認されたら反映するかを選択できます。

申請機能は、人事・労務エッセンシャルプラン、タレントマネジメントプラン、HRストラテジープランをご契約の場合に利用できます。

手続き

以下の手続きに必要な情報は、手続き機能を使って従業員から収集できます。 従業員から収集した情報をもとに、行政手続きの書類の作成や電子申請ができます。

• 入社の手続き
• 扶養家族の追加
• 扶養家族の削除
• 住所変更
• 氏名変更

入社の手続きをする従業員をメールアドレスで招待する場合は、招待と同時に、入社手続きに必要な情報の入力を依頼できます。

扶養家族の追加・削除、住所変更、氏名変更の手続きは、従業員自身が任意のタイミングで提出できます。

手続き機能で従業員が情報を提出すると、［従業員リスト］の従業員情報に反映されます。

扶養家族の追加・削除、住所変更、氏名変更の手続きでは、管理者が承認するまで従業員情報に反映しないように設定できます。 Q. 従業員が提出した手続きの内容は、どのタイミングで従業員情報に反映される？

手続き機能は、人事・労務エッセンシャルプラン、HRストラテジープラン、労務管理プラン、¥0プランをご契約の場合に利用できます。

従業員情報を直接編集してもらう

管理者が従業員に従業員情報の更新権限を付与すると、従業員が任意のタイミングで自分の従業員情報を直接編集できます。 従業員情報が更新されても、管理者に通知は届きません。

プロフィール画像など、任意のタイミングで更新されても問題ない従業員情報を収集する場合に利用してください。

従業員情報の更新権限は、従業員情報のシステム標準項目・カスタム項目ごとに設定できます。

従業員情報に反映されない情報を集める機能

画像を表示する

マイナンバー管理機能

従業員および家族のマイナンバーを収集する場合は、マイナンバー管理機能を利用してください。

安全かつ確実にマイナンバーを収集し、保管できます。

収集したマイナンバーは、年末調整の書類や各種手続き書類に出力できます。

マイナンバー管理機能は、人事・労務エッセンシャルプラン、HRストラテジープラン、労務管理プラン、¥0プランをご契約の場合に利用できます。

年末調整機能

年末調整に関する情報を収集する場合は、年末調整機能を利用してください。

基本機能の従業員情報を年末調整機能に同期すると、年末調整のアンケートに従業員情報が入力された状態で、従業員に年末調整の回答を依頼できます。

従業員が年末調整のアンケートに回答すると、各種申告書が自動で作成されます。

年末調整機能で収集した情報は、年末調整の完了後に、基本機能の従業員情報に反映できます。

年末調整機能は、人事・労務エッセンシャルプラン、HRストラテジープラン、労務管理プラン、¥0プランをご契約の場合に利用できます。

スキル管理機能

従業員のスキル・資格・研修・業務歴に関するデータを収集したい場合は、スキル管理機能を活用できます。

収集した情報はスキルマップで一覧表示でき、人材配置や人材育成の情報として活用できます。

スキル管理機能は、人事・労務エッセンシャルプラン、タレントマネジメントプラン、HRストラテジープランをご契約の場合に利用できます。

従業員サーベイ機能

アンケート調査など、［従業員リスト］の従業員情報で管理する必要がない情報を収集したい場合は、従業員サーベイ機能を活用できます。

従業員から収集した回答結果は自動で集計され、従業員項目ごとのクロス集計や、複数回実施したサーベイの推移分析ができます。

従業員サーベイ機能は、タレントマネジメントプラン、HRストラテジープラン、有料オプションをご契約の場合に利用できます。

従業員と合意や誓約を締結する機能

文書配付機能

従業員との合意や誓約の証憑が必要な場合は、文書配付機能の利用をおすすめします。

書類の配付とあわせて、従業員に合意を依頼し、契約を締結できます。

従業員から情報を収集したい場合は別途、招待フォームや申請機能を利用してください。

文書配付は有料オプションです。有料プランに追加してご契約いただくと利用できます。