部署マスターの一括操作用CSVファイルの作り方
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部署の一括追加・更新、部署履歴の一括追加・更新の際のCSVファイルの作り方を、パターン別に説明します。
3つの一括操作の違い
画像を表示する[部署を一括追加(CSV)]からは、部署を新規で追加できます。
[部署を一括更新(CSV)]からは、すでに追加されている部署の情報を更新できます。
[部署履歴を一括追加・更新(CSV)]からは、適用日を指定して部署を追加・更新できます。
一括操作用CSVファイルに必要な項目
CSVファイルの各列に、以下の値を入力します。
- [code]列:部署コード
- [level1]〜[level10]列:部署名
- (部署履歴の一括追加・更新の場合のみ)[適用日]列:適用日
部署に階層がある場合、上位から順にlevel1、level2、level3…の列に入力します。 下位部署を入力する際も、上位部署名をすべて入力する必要があります。下図のように、階段状に入力します。
画像を表示する取り込む際は上の行から順に取り込まれるため、上位部署から追加・更新されるように記載してください。
組織変更のパターン別・一括操作用CSVファイルの作成例
部署が新設される場合
新しい部署を追加するには、適用日を指定しない場合は[部署を一括追加]を、適用日を指定する場合は[部署履歴を一括追加・更新]を利用します。
CSVファイルの各列には、以下の値を入力します。
- [code]列:既存の部署マスターと重複しない、新しいコードを指定します
- [level]列:所属する階層と、新しく追加する部署名
- (指定する場合のみ)[適用日]列:適用日
例:「営業部」(部署コード:X)を新設する場合
code | level1 | 適用日 |
---|---|---|
X | 営業部 | 2024/4/1 |
例:既存の営業部の配下に「営業1課」(部署コード:X-001)を新設する場合
code | level1 | level2 | 適用日 |
---|---|---|---|
X-001 | 営業部 | 営業1課 | 2024/4/1 |
既存部署の名称が変わる場合
既存部署の名称を変更する場合、適用日を指定しないときは[部署を一括更新]を、適用日を指定するときは[部署履歴を一括追加・更新]を利用します。
各列には、以下の値を入力します。
- [code]列:更新したい部署マスターの部署コード
- [level]列:所属する階層と、変更後の部署名
- (指定する場合のみ)[適用日]列:適用日
例:「営業部」の配下にある「営業1課」(部署コード:X-001)の名称を「セールス1課」に変更する場合
code | level1 | level2 | 適用日 |
---|---|---|---|
X-001 | 営業部 | セールス1課 | 2024/4/1 |
既存部署の階層が変わる場合
既存部署の階層を変更する場合、適用日を指定しないときは[部署を一括更新]を、適用日を指定するときは[部署履歴を一括追加・更新]を利用します。
各列には、以下の値を入力します。
- [code]列:更新したい部署マスターの部署コード
- [level]列:変更後の階層と、部署名
- (指定する場合のみ)[適用日]列:適用日
例:「マーケティング部」を(部署コード:Y)を「事業本部」の配下に変更する場合
code | level1 | level2 | 適用日 |
---|---|---|---|
Y | 事業本部 | マーケティング部 | 2024/4/1 |
部署が統廃合される場合
既存の部署を統合する場合、2通りの方法があります。
- 統合後の部署を新たに追加し、既存の部署をすべて廃止する
- 統合される既存部署のうち1つを存続し、それ以外の部署を廃止する
どちらを選択するかによって、部署履歴の残り方が異なります。
統合後の部署を新たに追加した場合、新しい部署として履歴を管理していくことになります。統合よりも前の各部署の履歴は、廃止した部署の履歴として残ります。
統合される既存部署の1つを存続した場合は、存続した部署の過去の履歴に続く形で、統合後の部署の履歴を管理していくことになります。
部署が分割される場合
既存の部署を分割する場合、2通りの方法があります。
- 分割後の部署をすべて新たに追加し、既存の部署は廃止する
- 既存の部署を残しつつ、増える分だけ部署を新たに追加する
どちらを選択するかによって、部署履歴の残り方が異なります。
分割後の部署をすべて新たに追加した場合、新しい部署として履歴を管理していくことになります。分割される前の履歴は、廃止した部署の履歴として残ります。
既存の部署を残しつつ増える分だけ部署を新たに追加した場合、分割以前の履歴は、分割後の部署のうちの1部署の履歴として残ります。
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