Q. キャリア台帳の従業員詳細画面で履歴が思ったとおりに表示されない

A. SmartHR基本機能の従業員情報やマスターデータの履歴を確認してください

キャリア台帳の従業員詳細画面の［履歴］は、SmartHR基本機能に登録された従業員の部署・役職・等級・雇用形態の履歴をもとにして表示しています。また、部署名は、部署マスターの履歴を参照しています。

キャリア台帳の［履歴］が想定通りに表示されない場合は、基本機能の従業員情報の履歴と、部署マスターの履歴を確認してください。

なお、本ページでは用語の混同を避けるため、キャリア台帳の従業員詳細画面で表示できる従業員の履歴を［履歴］と表記し、基本機能の従業員情報やマスターデータの履歴とは区別します。

従業員情報の履歴を確認する

キャリア台帳の［履歴］は、SmartHR基本機能に登録された従業員情報をもとにして表示されます。そのため、従業員情報の履歴の内容や適用日が正しくないと、キャリア台帳の［履歴］も正しく表示されません。

基本機能で、下記の点を確認してください。

• 従業員情報 > ［部署・役職情報］の部署と役職の履歴が正しい内容と適用日になっているか。
• 従業員情報 > ［業務情報］の雇用形態と等級の履歴が正しい内容と適用日になっているか。
• 従業員情報 > ［入退社情報］>［入社年月日］が正しい日付に設定されているか。

履歴の適用日が正しく、内容が誤っている場合は、履歴の内容を修正します。 履歴の内容が正しく、適用日が誤っている場合は、その履歴をいったん削除し、同じ内容の履歴を正しい適用日で追加し直します。

従業員情報の履歴の適用日と、キャリア台帳の［履歴］の開始日が異なっている場合

キャリア台帳の［履歴］において、［期間］の開始日は、［入社年月日］よりも前の日付にならないように自動で調整されます。

たとえば［部署・役職情報］に「適用日が2024/04/01で、営業部に配属（追加）」という履歴があるとします。その従業員の［入社年月日］が2024/04/02の場合、キャリア台帳の［履歴］には、部署が営業部の期間は「2024/04/02〜」と表示されます。

従業員情報の履歴は存在しているのに、キャリア台帳の［履歴］に表示されない場合

［入社年月日］の日付よりも前に終了している履歴については、キャリア台帳の［履歴］には表示されません。

たとえば、［部署・役職情報］に以下のような2つの履歴があるとします。

• 履歴1 適用日：2024/02/01 部署1 追加 営業部
• 履歴2 適用日：2024/04/01 部署1 変更 営業部 → 人事部

これらの履歴は「2024/02/01に営業部に配属され（履歴1）、2024/04/01に営業部から人事部に異動になった（履歴2）」という意味です。 このとき、従業員の［入社年月日］が2024/04/01に設定されていると、履歴1は、キャリア台帳の［履歴］には表示されません。

退職した従業員の履歴が思ったとおりに表示されない場合

SmartHR基本機能の従業員情報における最新の履歴は、［入退社情報］>［退職年月日］の入力内容に応じて、キャリア台帳の［履歴］で［期間］の表示が変化します。

• ［退職年月日］に過去の日付が設定されている場合、［期間］には退職年月日までの期間が表示されます。
• ［退職年月日］が未設定、または未来の日付に設定されている場合、［期間］には［〜現在］と表示されます。

退職済みの従業員なのに、キャリア台帳の［履歴］で［〜現在］と表示される場合は、基本機能の従業員情報 >［入退社情報］>［退職年月日］が正しく設定されているか確認してください。

最新ではない履歴（過去のある時点で終了している履歴）については、［退職年月日］にかかわらず、履歴の期間がそのまま表示されます。

最新の履歴の表示例

SmartHR基本機能の従業員情報 >［部署・役職情報］の最新の履歴が［変更］ 部署A → 部署Bになっている従業員の、キャリア台帳の［履歴］での表示例です。

この従業員の［退職年月日］が2025/03/23に設定されている場合、以下のように表示されます。

期間	部署
2025/02/16〜2025/03/23	部署B
2020/02/14〜2025/02/16	部署A

［退職年月日］が未入力、または未来の日付になっている場合、以下のように表示されます。

期間	部署
2025/02/16〜現在	部署B
2020/02/14〜2025/02/16	部署A

部署マスターの履歴を確認する

従業員情報の［部署・役職情報］の部署名は、部署マスターの履歴をもとにして表示されます。そのため、部署マスターの履歴の部署名や適用日が正しくないと、キャリア台帳の［履歴］にも正しく表示されません。

部署マスターに登録された各部署の履歴を確認し、部署名と適用日が正しい内容になっているか確認してください。

履歴の適用日が正しく、内容が誤っている場合は、履歴の内容を修正します。 履歴の内容が正しく、適用日が誤っている場合は、その履歴をいったん削除し、同じ内容の履歴を正しい適用日で追加し直します。

部署の名称変更があった場合

キャリア台帳の［履歴］では、部署の名前やコードが変更されても、同じ部署と見なされ続けます。そのため、部署マスターで名称変更が行なわれても、キャリア台帳の［履歴］には反映されません。

たとえば、従業員が2024年4月から開発部に異動し、5月に部署マスター上での名称が開発部から研究開発部に変更され、現在もその部署に所属しているとします。この場合、キャリア台帳の［履歴］では、以下のように表示されます。

期間	部署
2024/04/01 〜 現在	開発部