招待の事前準備

従業員を招待する前に、管理者や業務担当者で準備することを説明します。

準備1：従業員情報の登録だけではアカウントは発行されないことを知る

新しい従業員がSmartHRを使い始めるには、以下の2つが必要です。 2つがそろい、従業員情報とアカウントが紐づけられると、SmartHRにログインでき、給与明細の確認や必要な情報の提出ができるようになります。

• 従業員情報 ［従業員リスト］から登録します。

• アカウント 従業員に付与するアカウントは、招待操作で発行します。

準備2：アカウントの種別を決める

アカウントの種別は、メールアドレスアカウントと社員番号アカウントがあります。 アカウントを発行する際に、種別を指定する必要があります。

• 従業員がメールアドレスを持っていて事前に何かしらの方法で収集できる場合: メールアドレスアカウントをおすすめします。

• 従業員がメールアドレスを持っていない場合や事前に収集が難しい場合: 社員番号アカウントをおすすめします。

どちらのアカウントを利用するかは、貴社の運用方針にあわせて決めてください。 詳しくは、Q. メールアドレスアカウントと社員番号、どちらを発行すればいいか？を参照してください。

準備3：SmartHRを使用する際に必要になる情報を知る

SmartHRで使いたい機能によって、必要になる従業員情報が異なります。 各機能のヘルプなどを確認し、収集が必要な情報を洗い出しておきましょう。

どの機能を使う場合でも、以下の情報は最低限必要です。

• メールアドレス^*1
• 社員番号^*2
• 姓
• 名
• 姓（ヨミガナ）
• 名（ヨミガナ）
• 生年月日
• 戸籍上の性別
• 在籍状況
• 現住所
  • 現住所（郵便番号）
  • 現住所（都道府県）
  • 現住所（市区町村）
  • 現住所（丁目・番地）

^*1：IDにメールアドレスを使う場合にのみ登録します。 ^*2：IDに社員番号を使う場合にのみ登録します。

従業員情報にあらかじめ用意されている項目（システム標準項目）以外に、必要な情報を管理するための項目（カスタム項目）が必要な場合は先に設定します。 詳しい手順は、カスタム項目を管理するを参照してください。

準備4：従業員情報の登録方法を決める

必要になる従業員情報を、以下のどちらの方法で登録するか、招待の前に決めておきます。

• 管理者ですべて登録する方法
• 招待時に従業員に登録してもらう方法

どちらの方法で従業員情報を登録するか、以下を参考に決めてください。

管理者ですべて登録する場合（フォームなし招待）

すでに利用しているシステムに必要な情報が揃っており、CSVファイルなどでSmartHRに登録できる、かつ、追加の情報収集が必要ない場合に適した方法です。 招待時に選択する従業員招待フォームで「なし」を選ぶため、「フォームなし招待」と呼んでいます。

管理者や業務担当者で事前に従業員情報をすべて登録するため、従業員はアカウントの初期設定（パスワードの設定）のみを行ないます。

従業員に登録してもらう場合（フォームあり招待）

従業員から収集する情報が多い場合に適した方法です。 招待時に「従業員招待フォーム」を設定するため、「フォームあり招待」と呼んでいます。

管理者や業務担当者は、招待に必要な最低限の情報（氏名やメールアドレスなど）を事前に従業員情報に登録しておきます。 従業員が招待作業をする際に、残りの必要な情報を本人に登録してもらいます。

準備5：招待方法を決める

従業員の招待方法は複数あります。 貴社の運用に適した方法を選択してください。 詳しくは、招待方法の違いを参照してください。