<p><strong>追記：2024/12/10　本アップデートのリリースに伴い、リリース日とお役立ちアイテム「異動辞令のテンプレート見本」について追記しました。</strong></p><hr><p>いつもSmartHRをご利用いただきありがとうございます。</p><p>このたび「文書配付機能」で、指定した日付時点の従業員情報を書類に反映できるようになりました。これにより、SmartHR基本機能に登録されている未来や過去の従業員情報を利用して、異動辞令などの書類を簡単に作成できるようになります。</p><h3 id="heeab3c392c"><strong>開発背景</strong></h3><p>これまでの文書配付機能では、SmartHR基本機能の従業員情報を書類に反映する際、書類が作成された時点の従業員情報しか参照できず、未来や過去の従業員情報は利用できませんでした。</p><p>これにより、例えば異動辞令に必要な従業員情報を未来の適用日で更新予約していても、異動辞令の作成のためには別途CSV挿入用テンプレート変数を利用して異動に関するデータを挿入する必要があり、書類の作成に手間がかかっていました。</p><p>今回のアップデートにより、指定した日付時点の従業員情報を書類に反映できるようになるため、更新予約された未来の従業員情報や過去の従業員情報を利用して、書類を作成できるようになりました。</p><h3 id="he23f4e1c8e"><strong>機能詳細</strong></h3><p>書類テンプレートに、指定した日付時点の従業員情報を書類に反映するテンプレート変数を挿入できるようになりました。</p><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/ad05bbccef154c159da4881c496c9ad3/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-11-27%2012.44.34.png" alt="" width="1009" height="760"></figure><p>また、依頼グループに従業員を追加したあと、いつ時点の従業員情報を反映するかを指定することで、指定した日付時点の従業員情報が挿入された書類を作成できます。</p><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/0684d5390a284e5389a50ac6ce7f2645/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-11-27%2012.53.50.png" alt="" width="950" height="540"></figure><p>業務担当者がいつ時点の従業員情報を反映するかを指定するには、「過去/未来の従業員情報の日付指定」権限の付与が必要です。</p><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/e43e8be70a294eec9ee802c5e960c3d3/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-11-28%2013.43.50.png" alt="" width="1902" height="996"></figure><h3 id="hc3d48ec83d"><strong>お役立ちアイテム</strong></h3><p>SmartHR文書配付機能で使える辞令交付の書類テンプレート見本を用意しました。ぜひご活用ください。</p><p><a href="https://smarthr.app.box.com/file/1195769441961?s=aqy4js4zlrd9a2k85ndz2fo0upn5ahud">異動辞令のテンプレートをダウンロード</a></p><p>※上記テンプレートでは、未来の従業員情報として参照する部署名に「部署1」を挿入しています。部署2や部署3を指定したい場合は、テンプレート変数を変更してください。テンプレート変数を挿入する手順については<a href="https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/360050625734/#SmartHR%E5%9F%BA%E6%9C%AC%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%81%AE%E9%A0%85%E7%9B%AE%E3%82%92%E6%8C%BF%E5%85%A5%E3%81%99%E3%82%8B">書類テンプレート編集ツールバーの使い方｜SmartHRヘルプセンター</a>を参照してください。</p><h3 id="h36baa3cab4"><strong>注意事項</strong></h3><p>指定した日付時点の従業員情報を書類に反映する本機能は、文書配付機能をご契約の全てのお客様がご利用できます。</p><p>ただしSmartHR基本機能に未来の日付で従業員情報を更新予約できる<a href="https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/4403483379097/">従業員情報の予約管理機能</a>は、「人事・労務エッセンシャルプラン」「タレントマネジメントプラン」「HRストラテジープラン」をご契約のお客様がご利用できる機能です。予約管理機能のご利用をご希望の場合は、利用可能なプランをご契約ください。</p><h3 id="hb87de3e5e7"><strong>リリース日</strong></h3><p>2024年12月10日（火）</p><h3 id="h3bcda3e6b0"><strong>最後に</strong></h3><p>SmartHRでは、ご利用企業の声を積極的にサービス開発の参考にしていきたいと考えております。機能や画面のデザインなど、なにか気になることがございましたら、お気軽にお伝えください。</p><p>SmartHRの機能追加、改善に関する情報は「お知らせ」や「リリースノート」にて、株式会社SmartHRの企業情報に関するニュースはFacebook・Xからもお知らせしています。よろしければ「いいね！」「フォロー」をお願いします。</p><ul><li><a href="https://support.smarthr.jp/ja/info/">お知らせ</a></li><li><a href="https://support.smarthr.jp/ja/release-notes/">リリースノート</a></li><li><a href="https://www.facebook.com/smarthrjp/">Facebook</a></li><li><a href="https://twitter.com/smarthr_jp">X</a></li></ul><p>今後とも、SmartHRをよろしくお願いいたします。</p>

「文書配付機能」で、指定した日付時点の従業員情報を書類に反映できるようになりました

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