<p><strong>2025年5月22日更新：第三者署名機能の多言語対応予定の追加に伴い修正をしました。</strong><br><strong>2025年5月28日更新：「操作の流れ」のキャプチャを更新しました。よくある質問を追記しました。</strong><br><strong>2025年5月30日更新：機能のリリースに伴い修正しました。</strong><br><strong>2025年5月30日更新：多言語対応に伴い修正しました。</strong><br><strong>2025年6月17日更新：破棄機能のリリース予定時期を更新しました。</strong><br><strong>2025年6月26日更新：破棄機能のリリースに伴い修正しました。</strong></p><p>いつもSmartHRをご利用いただきありがとうございます。<br>「文書配付機能」で、企業・従業員以外の第三者（以下、従業員の関係者と表記します）と書類を締結できるようになりました。</p><h3 id="heeab3c392c"><strong>開発背景</strong></h3><p>これまで文書配付機能では、従業員以外と書類を締結できませんでした。そのため、身元保証書など従業員の関係者との締結が必要な書類の場合、SmartHRで完結できず別途紙などで回収する必要がありました。</p><p>今回のアップデートにより、従業員の関係者とも書類を締結できるようになります。雇用手続きの際、従業員の身元保証について保証人に同意を得たいときなどに活用できます。</p><h3 id="hb87de3e5e7"><strong>リリース日</strong></h3><p>2025年5月30日</p><h3 id="h0ab09f022f"><strong>機能概要</strong></h3><p>従業員の関係者に、書類の合意を依頼できるようになりました。</p><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/810535f4284c422d8f448b6c7da6e287/image%20(2).png" alt="" width="2272" height="754"></figure><p>業務担当者は、従業員の関係者との合意が必要な書類を作成し、従業員に配付します。</p><p>従業員は、配付された書類を確認し、合意を依頼する人の連絡先を指定します。連絡先は従業員が指定するため、業務担当者が事前に、従業員の関係者の個人情報を把握しておく必要はありません。</p><p>連絡を受け取った従業員の関係者が、書類を確認して必要事項を記入すると、合意が完了します。SmartHRのアカウントがない状態でも、書類の確認、合意ができます。合意が済んだ書類は、業務担当者、従業員、従業員の関係者の全員が確認できます。</p><h3 id="h00f8d28d50"><strong>操作の流れ</strong></h3><p>※画面は開発中のものであり、変更の可能性があります。</p><h4 id="hdab94c2d70">1. 書類テンプレートの設定</h4><p>書類テンプレートの作成・編集の際、［書類に合意する人］を設定します。身元保証書など、従業員の関係者と合意したい書類の場合は、<strong>［従業員の関係者（保証人など）］</strong>を選びます。</p><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/4bd537dd82b447b38db6932d427fac28/%E3%83%86%E3%83%B3%E3%83%95%E3%82%9A%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%88%E3%81%AE%E3%82%BF%E3%82%A4%E3%83%95%E3%82%9A%E3%82%92%E9%81%B8%E6%8A%9E%E3%82%BF%E3%82%99%E3%82%A4%E3%82%A2%E3%83%AD%E3%82%AF%E3%82%99.png" alt="" width="717" height="667"></figure><p>従業員の関係者に入力を依頼する情報を、テンプレート変数として書類テンプレートに差し込みます。氏名、住所、従業員本人との関係など、従業員の関係者から収集した情報を書類に反映したい場合に利用できます。</p><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/a91a9b015cf44ad7b3f5a66bc0d8fe20/%E6%9B%B8%E9%A1%9E%E3%83%86%E3%83%B3%E3%83%95%E3%82%9A%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%88%E4%B8%80%E8%A6%A7_%E3%82%A8%E3%83%86%E3%82%99%E3%82%A3%E3%82%BF%E3%83%BC_%E5%9B%B2%E3%81%BF.png" alt="" width="1256" height="477"></figure><h4 id="hd2a339cdcb">2. 従業員による合意する人の指定</h4><p>従業員の関係者による合意が必要な書類を配付された従業員は、書類に合意してもらいたい人の氏名とメールアドレスを指定します。</p><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/dbd737aeb57c4297ace6268406063c32/%E3%80%90%E3%83%A2%E3%83%8F%E3%82%99%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%80%91%E5%BE%93%E6%A5%AD%E5%93%A1_%E6%9B%B8%E9%A1%9E%E8%A9%B3%E7%B4%B0_%E4%BF%AE%E6%AD%A3_%E5%9B%B2%E3%81%BF.png" alt="" width="1290" height="2796"></figure><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/b42540d6509440eca8ecb41609c20e33/%E3%80%90%E3%83%A2%E3%83%8F%E3%82%99%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%80%91%E5%BE%93%E6%A5%AD%E5%93%A1_%E6%9B%B8%E9%A1%9E%E8%A9%B3%E7%B4%B0_%E5%90%88%E6%84%8F%E3%81%99%E3%82%8B%E4%BA%BA%E3%81%AE%E6%8C%87%E5%AE%9A_%E5%9B%B2%E3%81%BF_%E3%83%88%E3%83%AA%E3%83%9F%E3%83%B3%E3%82%AF%E3%82%99.png" alt="" width="1290" height="1562"></figure><p></p><p>指定したメールアドレスに、書類の合意を依頼する旨のメールが送信されます。</p><h4 id="h2d32bf4070"><br>3. 従業員の関係者による合意</h4><p>書類の合意を依頼する旨のメールから書類のリンクを開くと、書類の内容を確認できます。<br>画面下部にある［合意に進む］ボタンを押すと、書類に反映する情報を入力できます。</p><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/7c24ac74365849808adfe125a9c85a24/%E3%80%90%E3%83%A2%E3%83%8F%E3%82%99%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%80%91%E7%AC%AC%E4%B8%89%E8%80%85_%E6%9B%B8%E9%A1%9E_%E4%BF%AE%E6%AD%A3_%E5%90%88%E6%84%8F%E3%81%AB%E9%80%B2%E3%82%80%E3%83%9B%E3%82%99%E3%82%BF%E3%83%B3%E5%9B%B2%E3%81%BF.png" alt="" width="1290" height="2796"></figure><p>必要事項を入力して書類に合意すると、入力した内容が、書類テンプレートを作成した際に差し込んでいたテンプレート変数に反映されます。</p><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/cba6b8a5118f4cbe83b721df4578e9fe/%E3%80%90%E3%83%A2%E3%83%8F%E3%82%99%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%80%91%E7%AC%AC%E4%B8%89%E8%80%85_%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%81%AE%E5%85%A5%E5%8A%9B_%E4%BF%AE%E6%AD%A3_%E5%9B%B2%E3%81%BF_%E3%83%88%E3%83%AA%E3%83%9F%E3%83%B3%E3%82%AF%E3%82%99.png" alt="" width="1290" height="1856"></figure><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9811eab4844a4b34a789be7746858abf/cf72c0fa9cd348c08d484fa4339d144e/%E3%80%90%E3%83%A2%E3%83%8F%E3%82%99%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%80%91%E7%AC%AC%E4%B8%89%E8%80%85_%E5%90%88%E6%84%8F%E6%B8%88%E3%81%BF_%E4%BF%AE%E6%AD%A3.png" alt="" width="1290" height="2796"></figure><p><br>書類に差し込める従業員の関係者の情報や第三者の操作の流れについては、以下のヘルプページを参照してください。</p><ul><li><a href="https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1361e47e-fe16-406c-b458-0238e89cee74/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">従業員の関係者の情報を書類テンプレートに挿入する</a></li><li><a href="https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/735884ea-b449-4333-9d8f-5d848d278da7/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">「〇〇さんから書類の合意が依頼されました」というメールが届いたら</a><ul><li>参考：<a href="https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/89528d5b-ca4d-4be5-a940-641953c330bf/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">Q. 従業員の関係者による合意が必要な書類に関するよくある質問</a></li></ul></li></ul><h3 id="hc3d48ec83d"><strong>お役立ちアイテム</strong></h3><p>SmartHR文書配付機能で使える身元保証書の書類テンプレート見本を用意しました。ぜひご活用ください。</p><p><a href="https://smarthr.app.box.com/s/ygdhf0iay5lacoo3j6jkk4sdv627cs83" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">身元保証書のテンプレートをダウンロード</a></p><p>※ 身元保証契約の内容や記載が必要な項目は、上貴社の運用に合わせて変更してご利用ください。</p><h3 id="he465e77a73"><strong>リリース後に対応すること</strong></h3><p>以下の2点は本機能のリリース時点では未対応なため、追って対応予定です。<br>対応が完了しましたら、本お知らせにてお伝えいたします。</p><h4 id="ha2b9979479">【対応済み】第三者署名機能の多言語対応</h4><p>リリース時点では本機能で追加・変更した箇所は多言語に対応しておらず、日本語で表示されます。<br>→2025年5月30日 16:00頃対応いたしました。</p><h4 id="h350fb71fc8">【対応済み】第三者と合意した書類の破棄対応</h4><p>本機能のリリース時点では、従業員の関係者と合意した書類は破棄できません。<br>→2025年6月26日 11:30頃対応いたしました。</p><h3 id="h08562665f0"><strong>よくある質問</strong></h3><h4 id="h387c97e41f">Q. 従業員の関係者により署名された電子文書について、電子署名法の規定により真正に成立したものと推定されるための要件をどのように実現していますか？</h4><p>A. 電子署名法に準拠した方式で、非改ざん性と本人性の立証を担保したうえで、基本機能による暗号化等の処置により電子署名法上の推定効を受けられると考えています。</p><ul><li>SmartHRでは、電子署名法で推定効を受けるための要件として挙げられている「非改ざん性」と「本人性」の立証や固有性などをそれぞれ以下の方式で担保しています。</li><li>非改ざん性の担保<ul><li>推定効を満たす要件の1つに、非改ざん性が挙げられます。署名が行なわれた日から内容や署名に改ざんがないことを示さなければなりません。そのため電子契約サービスは、タイムスタンプや電子証明書といった技術を利用し非改ざん性を担保しています。</li><li>SmartHRでは、<strong>利用者の指示のもと、第三者機関が発行したSmartHR名義の証明書付き「デジタル署名」が施されます。</strong>デジタル署名には、公開鍵暗号（RSA）方式・ハッシュ関数「SHA-256」を使用しています。くわえて、署名された日時がPDFファイルの情報に記載されます。</li><li>以上の仕組みにより、署名が行なわれた日時からの改ざんがないことを担保しています。</li></ul></li><li>「本人性」の立証や固有性の担保<ul><li>クラウド型の電子契約サービスの多くは、事業者の証明書を利用して署名する「事業者署名型（立会人型）」です。その場合、署名者が契約者当人であるという「本人性」の担保が重要になります。</li><li>メールアドレスを利用する当人確認が一般的ですが、ログイン時の認証やPDFファイルへの埋め込みなど、具体的な方法は各社サービスによって異なります。</li><li>第三者署名機能により施された第三者による署名について、SmartHRでは、<strong>従業員により指定された第三者のメールアドレスへ時限付きURLを送信し、当該URLから署名いただくことをもって当人確認としています。</strong></li><li>また、ご本人が契約しているであろうネットワークのIPアドレスや署名時間も本人性担保の材料として記録されています。</li></ul></li></ul><h4 id="h171f118106">Q. 従業員の関係者のメールアドレスがわからない場合、従業員本人のメールアドレスを指定してメールを送信し、従業員の関係者に書類のリンクを教えてもいいですか？</h4><p>A. いいえ、従業員本人のメールアドレスは指定せず、従業員の関係者にメールアドレスを確認してください。<br>書類のリンクを他者に開示すると、メールアドレスの持ち主のみが合意できる状況が失われ、本人性の立証が難しくなります。</p><h4 id="h1041a7f162">Q. 従業員の関係者に入力を依頼できる情報はなにが指定できますか？</h4><p>指定できるのは、以下の項目です。変数の追加や編集はできません。</p><ul><li>氏名</li><li>メールアドレス</li><li>郵便番号</li><li>現住所</li><li>電話番号</li><li>本人との関係</li><li>職業</li><li>生年月日<ul><li>西暦</li><li>和暦</li><li>スラッシュ区切り</li><li>ハイフン区切り</li></ul></li><li>年齢</li></ul><h3 id="h3bcda3e6b0"><strong>最後に</strong></h3><p>SmartHRでは、ご利用企業の声を積極的にサービス開発の参考にしていきたいと考えております。機能や画面のデザインなど、なにか気になることがございましたら、お気軽にお伝えください。</p><p>SmartHRの機能追加、改善に関する情報は「お知らせ」や「リリースノート」にて、株式会社SmartHRの企業情報に関するニュースはFacebook・Xからもお知らせしています。よろしければ「いいね！」「フォロー」をお願いします。</p><ul><li><a href="https://support.smarthr.jp/ja/info/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">お知らせ</a></li><li><a href="https://support.smarthr.jp/ja/release-notes/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">リリースノート</a></li><li><a href="https://www.facebook.com/smarthrjp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">Facebook</a></li><li><a href="https://twitter.com/smarthr_jp" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">X</a></li></ul><p>今後とも、SmartHRをよろしくお願いいたします。</p>

「文書配付機能」で第三者と書類を締結できるようになりました（6月26日更新）

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